Selon une étude faite par KM Insitute, 50 % des initiatives de gestion des connaissances (aussi appelé knowledge management) échouent. Dans toutes ces étapes, il existe un point d'échec commun à l'ensemble du processus : l'engagement humain.
Face à ce genre de situation, les entreprises recherchent souvent de l'aide et des conseils. L’obstacle principal pour les collaborateurs à la mise en place d’une gestion des connaissances est le changement. Il est généralement difficile de changer les habitudes des membres d’une entreprise. On en déduit que pour assurer le succès de la gestion de connaissances dans votre entreprise, vous devez accompagner vos collaborateurs dans la gestion du changement. Il existe des solutions à mettre en place progressivement pour maximiser les chances de succès de votre gestion de connaissances.
Dans cet article, nous vous mettons à disposition cinq mesures efficaces pour réussir la mise en place de votre knowledge management dans votre entreprise.
La question du temps est essentielle à la réussite. Quand est-ce que le moment sera le bon pour effectuer le lancement du projet de gestion de connaissance ? Le problème est que la plupart des projets de gestion des connaissances sont lancés lorsque les processus de l'entreprise sont déjà en pannes.
Vous avez peut-être déjà remarqué des "signaux d'alarme" tels que :
- Le retard dans l'intégration des employés au sein de l’entreprise
- L’utilisation de Slack comme un lieu de discussion où l'on se tape sur l'épaule
- Ou encore des liens partagés dans des feuilles de calcul
La gestion des connaissances a tendance à démarrer de manière organique, et c'est à vous de la guider vers une forme finale accessible et organisée, et cela signifie commencer le plus tôt possible !
Avant de commencer, vous devez prendre du recul et analyser vos défis en matière de gestion des connaissances. Une gestion des connaissances bien conçue et mise en œuvre de façon réfléchie apporte une amélioration et une productivité mesurables. Plus précisément la valeur et la plus-value que votre organisation attend.
Les déploiements de la gestion des connaissances échouent lorsque les parties prenantes n'y adhèrent pas : un cas classique où il faut croire au "produit" pour faire la vente. Supposer que l'adhésion se fait automatiquement est un faux pas courant en matière de gestion. Vous devrez travailler pour obtenir un soutien durable. De plus, toutes les parties prenantes ne sont pas égales en termes d'influence et d'importance. Prenez le temps de comprendre qui sont vos parties prenantes et quels doivent être leurs rôles et responsabilités.
Posez des questions telles que :
--> "Qui crée le contenu ?"
--> "Qui sont les consommateurs de contenu ?"
Vos réponses, à condition qu'elles soient données honnêtement, vous aideront à gagner les parties prenantes de manière significative.
Pour que la mise en place de la gestion de connaissances soit réussie, il vous faut l’obtention du soutien des C-levels (décideur à haut niveau). Ces personnes ont la capacité d’approuver un budget et les utilisateurs finaux sont plus susceptibles de les suivre.
Mais comment susciter leur intérêt ? Mettez en avant les avantages qu’ils peuvent tirer de la gestion de connaissances :
Par exemple, le gain de temps sur la recherche et la création de document pour vos collaborateurs ce qui augmentera le temps consacré à leur tâche et améliorera leur productivité.
Afin de favoriser une croissance continue de votre entreprise la mise en place d’une gestion de connaissances (ou knowledge management) est nécessaire. Pour cela le service informatique à un rôle essentiel dans le knowledge management. Il doit pouvoir apporter son soutien à la mise en œuvre technique et sécuritaire de la plateforme utilisée pour la gestion des connaissances.
La formation de vos employés à cette plateforme sera primordiale pour son bon fonctionnement et son utilisation. Cela nécessitera du temps et différentes ressources internes, mais ces coûts seront amortis.
Votre knowledge management doit avoir un délai de rentabilité efficace pour qu’il dure. Sans mise en avant des avantages de la gestion des connaissances auprès de vos collaborateurs son succès peut être compromis. Une des métriques importante à surveiller lors d’implémentation de vos projets est le time-to-value. La valeur à tirer du projet commencera à se matérialiser lorsque vos collaborateurs atteindront rapidement leur objectif grâce à la solution de gestion des connaissances.
Lors de la mise en place d’un projet, il est important de définir des indicateurs clés de performance. Et dans la mise en place de votre knowledge management, ils évalueront la valeur réelle de celle-ci. Il n’existe pas un seul indicateur de performance clé pour représenter le succès de votre projet, il faudra suivre plusieurs mesures pour améliorer celui-ci. Comparez les nouveaux résultats aux anciens, notez où et quand les performances se sont améliorées, et identifiez les variables utiles à isoler. Et fixez des objectifs mesurables.
Vous serez surpris du résultat !
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